FAQ - Antworten auf häufig gestellte Fragen

I. Allgemeine Fragen zum Teilhabeverfahrensbericht

1. Welche Berichtszeiten gelten für den Teilhabeverfahrensbericht?

Die Daten für den Teilhabeverfahrensbericht werden pro Kalenderjahr (01.01. bis 31.12.) erfasst und im jeweils darauffolgenden Jahr veröffentlicht. Die jährliche Datenerfassung läuft dabei kontinuierlich weiter.

2. Müssen Anträge aus dem Vorjahr nacherfasst werden?

Nein. Es sind nur Anträge aus dem laufenden Kalenderjahr zu erfassen.

Beispiel: Für die vollumfängliche Berichtspflicht seit 01.01.2019 sind keine offenen Anträge oder Sachverhalte zu Bestandsfällen aus dem Jahr 2018 nach zu erfassen.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch Frage Nr. 3.

3. Müssen Weiterbewilligungen als eigene Anträge erfasst werden?

Weiterbewilligungen im Sinne von Weiterleistungen sind nur dann als eigene Anträge zu erfassen, wenn im Rahmen der Weiterbewilligung  über zusätzliche Leistungsgruppen nach § 5 SGB IX entschieden wird.

Beispiele: Ein Antrag zur Verlängerung der medizinischen Rehabilitation von 21 auf 28 Tagen muss nicht erfasst werden.

Wird im Rahmen einer Weiterbewilligung über die Erhöhung der Stundenanzahl einer bereits bewilligten Schulbegleitung entschieden, betrifft dies die gleiche Leistungsgruppe und muss nicht erfasst werden.

Wird neben der Erhöhung der Stundenanzahl einer bereits bewilligten Schulbegleitung zusätzlich über eine medizinische Rehabilitationsmaßnahme entschieden, handelt es sich um eine weitere Leistungsgruppe und muss erfasst werden.

4. Innerhalb welcher Frist zählen mehrere Anträge als Gesamtantrag?

Anträge, die innerhalb von 14 Tagen gestellt werden, sind als ein Gesamtantrag zu werten. Wenn ein Antrag am Tag X und ein weiterer Antrag am Tag X+13 eingeht, verbleibt ein Tag, um über die Zuständigkeit für den zweiten Antrag zu entscheiden (vgl. GE Reha-Prozess).

5. Wie sind mehr als eine auf einmal beantragte Leistung zur Teilhabe zu erfassen?

Werden mehrere Leistungen zur Teilhabe gleichzeitig beantragt, sind diese als ein Gesamtantrag zu erfassen.

6. Welche Möglichkeiten der Datenerfassung gibt es für Reha-Träger, die über kein bestehendes Fachverfahren verfügen?

Für Reha-Träger, die über kein bestehendes Fachverfahren verfügen, über welches die Datenerfassung für den Teilhabeverfahrensbericht erfolgen kann, hat die BAR einen externen Dienstleister mit der Entwicklung eines Erfassungstools beauftragt. Dieses Erfassungstool nennt sich „TET“ (THVB-ErfassungsTool). Die Installationsdatei zu TET kann über den geschützten Bereich unter www.thvb.de kostenfrei abgerufen werden.

II. Allgemeine Fragen zur Datenübermittlung

1. In welchem Datenformat werden die Daten übermittelt?

Die Daten werden in einem *.xml-Format an die BAR übermittelt. Dieses Verfahren ist an die DESTATIS-Datenlieferung des Statistischen Bundesamtes angelehnt (vgl. technische Datensatzbeschreibung).

2. Bis wann müssen die Daten übermittelt werden?

Die Daten des Berichtsjahres sind jeweils bis zum 30. April des Folgejahres zu übermitteln.

Beispiel: Ab dem 01.01.2019 werden die Daten entsprechend der 16 Sachverhalte nach § 41 SGB IX kontinuierlich vom jeweiligen Träger erfasst. Bis spätestens 30.04.2020 erfolgt die Übermittlung eines Meldedatensatzes mit Daten aus dem Berichtsjahr 2019 an die BAR. Die Auswertung und Veröffentlichung dieser Daten im Teilhabeverfahrensbericht erfolgt dann Ende 2020. Der nächste Bericht erscheint entsprechend im darauffolgenden Jahr, Ende 2021. Dieser enthält Daten, die im Jahr 2020 erfasst und im Frühjahr 2021 an die BAR übermittelt worden sind. 

3. Wie erfolgt die Übermittlung der Daten an die BAR?

Die jährliche Übermittlung der Daten an die BAR erfolgt über den geschützten Service-Bereich auf der THVB-Homepage. Zum Einloggen in diesen Bereich sind die jeweilige Träger-ID und das dazugehörige Passwort erforderlich.

Der Meldedatensatz wird entweder im Direktmeldeverfahren, d.h. durch den einzelnen Träger selbst, oder über den jeweiligen Spitzenverband / die oberste Landesbehörde übermittelt.

Der Upload-Vorgang kann einige Momente dauern. Damit der Upload erfolgreich ist, sollte die Website nicht frühzeitig geschlossen werden. Im Anschluss an diesen Vorgang erhalten Sie eine Bestätigungs-Mail.

Je nach Software ist es auch möglich, den Meldedatensatz aus dem eigenen Fachverfahren heraus an die BAR zu übermitteln.

4. Welche Kennzeichnung muss der jährlich zu übermittelnde Meldedatensatz im *.xml-Format beinhalten?

Bitte überprüfen Sie vor dem Upload die korrekte Auswahl der Kennzeichnung in der *.xml-Datei. Ausführlich ist dies auch in der Meldedatensatzbeschreibung ausgeführt. Folgende Kennzeichnungen sind möglich:

  • „100“ – vorläufige Lieferung / Testlieferung:
    Dieser Datensatz wird nicht für die Datenauswertung im Rahmen des Teilhabeverfahrensberichts verwendet.
  • „200“ – finale Lieferung:
    Dieser Datensatz wird von der BAR geprüft und, soweit keine Auffälligkeiten bestehen, für die Datenauswertung im Rahmen des Teilhabeverfahrensberichts verwendet.
  • „300“ – Korrekturlieferung:
    Hierbei handelt es sich um einen Datensatz, welcher bereits zuvor mit der Kennung „200“ an die BAR geliefert worden ist. Bei der Prüfung ergaben sich Auffälligkeiten, weshalb ein korrigierter Datensatz übermittelt werden muss. Dieser wird nochmals von der BAR überprüft und, soweit keine Auffälligkeiten mehr bestehen, für die Datenauswertung im Rahmen des Teilhabeverfahrensberichts verwendet. Sollten weitere Korrekturlieferungen nötig sein, werden diese ebenfalls mit „300“ gekennzeichnet.

5. Wie gestaltet sich der zeitliche Ablauf von der kontinuierlichen Datenerfassung über die jährliche Datenmeldung bis zur Veröffentlichung eines Berichts?

Die vollumfängliche Berichtspflicht besteht seit 01.01.2019 für alle Rehabilitationsträger in Deutschland. Ab diesem Datum müssen alle Anträge auf Leistungen zur Teilhabe erfasst werden.

Die Dateneingabe geschieht fortlaufend, über die Jahre hinweg. Die Datenmeldung an die BAR durch die Träger erfolgt ein Mal im Jahr, immer im Frühjahr bis spätestens Ende April. Der Teilhabeverfahrensbericht erscheint jährlich, gegen Ende eines Jahres. Die darin enthaltenen Daten beziehen sich immer auf das vorausgehende Berichtsjahr.

III. Fragen zu den 16 Sachverhalten nach § 41 Abs. 1 SGB IX

Sachverhalt 1: Wie werden unterhaltssichernde Leistungen und andere ergänzende Leistungen nach § 5 (3) SGB IX erfasst?

Leistungen aus der Gruppe der unterhaltssichernden und anderen ergänzenden Leistungen sind für den Teilhabeverfahrensbericht nicht zu erfassen. Für den Teilhabeverfahrensbericht werden nur Leistungen aus den Leistungsgruppen medizinische Reha, Teilhabe an Bildung, Teilhabe am Arbeitsleben und soziale Teilhabe erfasst (im Sinne von § 5 Nr. 1, 2, 4 und 5 SGB IX).

Sachverhalte 7-9: Was ist bei der Erfassung im Themenbereich Teilhabeplanung (§§ 19ff. SGB IX) zu beachten (auch in Verbindung mit einer Gesamtplanung/Hilfeplanung)?

Für den Teilhabeverfahrensbericht werden alle Anträge auf Leistungen zur Teilhabe erfasst, und zwar zunächst unabhängig davon, ob eine Teilhabeplanung durchgeführt wird.

1. Wann wird eine Teilhabeplanung durchgeführt?

Eine Teilhabeplanung wird bei Trägermehrheit (= mehrere Reha-Träger sind beteiligt) oder bei Leistungsgruppenmehrheit (= nur ein Reha-Träger ist beteiligt, der Antrag umfasst aber mehrere Leistungsgruppen) durchgeführt  oder wenn der Leistungsberechtigte dies wünscht (vgl. §§ 19-23 SGB IX sowie §§ 47-57 GE Reha-Prozess).

2. Welcher Reha-Träger ist bei einer trägerübergreifenden Teilhabeplanung (mit/ohne Teilhabeplankonferenz) für die Datenerfassung und Datenmeldung für den Teilhabeverfahrensbericht zuständig?

Für den Teilhabeverfahrensbericht erfasst nur der koordinierende leistende Reha-Träger gemäß § 14 SGB IX die Variablen im Zusammenhang mit der Teilhabeplanung (mit/ohne Teilhabeplankonferenz). Alle anderen Reha-Träger, die an einer Teilhabeplanung beteiligt sind, nehmen hingegen keine Erfassung vor. Dieses Verfahren wurde gewählt, um Doppelzählungen von Teilhabeplanungen zu vermeiden.

Daraus ergibt sich entsprechend für die Datenmeldung, dass die Anzahl der „trägerübergreifenden Teilhabeplanungen“ und der „Teilhabeplankonferenzen“ sowie die Anzahl der „nachträglichen Änderungen und Fortschreibungen der Teilhabepläne einschließlich der durchschnittlichen Geltungsdauer des Teilhabeplanes“ (vgl. § 41 Absatz 1 Nr. 8 und 9 SGB IX) jeweils nur vom koordinierenden leistenden Träger i.S.d. § 14 SGB IX gemeldet werden.

3. Welche Merkmale erfasst der koordinierende leistende Reha-Träger i.S.d. § 14 SGB IX bei einer Teilhabeplanung?

Der koordinierende leistende Reha-Träger i.S.d. § 14 SGB IX erfasst folgende Variablen zum Themenbereich Teilhabeplanung (vgl. THVB-Erfassungshinweise Nr.4):

  • Durchführung Teilhabeplanung (V11) (Pflichtangabe, eine Antwort auswählen)
    • nein
    • ja, nicht trägerübergreifend
    • ja, trägerübergreifend ohne Teilhabeplankonferenz
    • ja, trägerübergreifend mit Teilhabeplankonferenz
  • Erstelldatum eines Teilhabeplans (V13)
  • Anpassung von Teilhabeplänen (V12)
  • Datum der Anpassung eines Teilhabeplans (V14_1 bis V14_X)
  • Enddatum des Teilhabeplans (V15).

4. Was ist bei der Datenerfassung für den Teilhabeverfahrensbericht zu beachten, wenn entweder keine Teilhabeplanung durchgeführt wird oder wenn ein Träger zwar an einer trägerübergreifenden Teilhabeplanung beteiligt, aber nicht der koordinierende leistende Reha-Träger ist?

Die Variable „Durchführung Teilhabeplanung“ (V11) wird mit „nein/ohne Teilhabeplanung“ ausgefüllt, wenn keine Teilhabeplanung durchgeführt wird oder wenn ein Reha-Träger zwar an einer trägerübergreifenden Teilhabeplanung beteiligt, aber nicht der koordinierende leistende Reha-Träger gemäß § 14 SGB IX ist. Je nach Fachverfahren, wird die Variable vom Reha-Träger mit „nein/ohne Teilhabeplanung“ ausgefüllt, oder dieses Feld wird vom Programm automatisch mit „nein/ohne Teilhabeplanung“ befüllt, wenn der Themenbereich Teilhabeplanung übersprungen wird.

5. Wie ist die Gesamtplanung im Trägerbereich der Eingliederungshilfe von der Teilhabeplanung bei der Erfassung für den Teilhabeverfahrensbericht abzugrenzen?

Ist ein Träger der Eingliederungshilfe für die Durchführung der Teilhabeplanung verantwortlich, gelten die trägerspezifischen Regelungen für das Gesamtplanverfahren gemäß §§ 141ff. SGB XII (ab 01.01.2020: §§ 117ff. SGB IX) ergänzend zu den Regelungen des Teilhabeplanverfahrens (vgl. § 21 SGB IX). Wird bei einem Antragsverfahren eine Gesamtplanung, aber keine Teilhabeplanung durchgeführt, ist dies grundsätzlich für den Teilhabeverfahrensbericht im Themenbereich Teilhabeplanung mit dem Merkmal „nein, ohne Teilhabeplanung“ (V11) zu erfassen. (Siehe hierzu auch 4.)

6. Wie ist die Hilfeplanung im Trägerbereich der Kinder- und Jugendhilfe von der Teilhabeplanung bei der Erfassung für den Teilhabeverfahrensbericht abzugrenzen?

Ist ein Träger der Kinder- und Jugendhilfe für die Durchführung der Teilhabeplanung verantwortlich, gelten die trägerspezifischen Regelungen für die Hilfeplanung gemäß § 36 SGB VIII ergänzend zu den Regelungen des Teilhabeplanverfahrens (vgl. § 21 SGB IX). Wird bei einem Antragsverfahren eine Hilfeplanung, aber keine Teilhabeplanung durchgeführt, ist dies grundsätzlich für den Teilhabeverfahrensbericht im Themenbereich Teilhabeplanung mit dem Merkmal „nein, ohne Teilhabeplanung“ (V11) zu erfassen. (Siehe hierzu auch 4.)

Sachverhalt 9: Wie werden Adressänderungen des Antragstellers beim Teilhabeplan gezählt?

Adressänderungen des Antragsstellers werden als Anpassung des Teilhabeplans gezählt.

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