II. Allgemeine Fragen zur Datenübermittlung

1. In welchem Datenformat werden die Daten übermittelt?

Die Daten werden in einem *.xml-Format an die BAR übermittelt. Dieses Verfahren ist an die DESTATIS-Datenlieferung des Statistischen Bundesamtes angelehnt (vgl. technische Datensatzbeschreibung).

2. Bis wann müssen die Daten übermittelt werden?

Die Daten des Berichtsjahres sind jeweils bis zum 30. April des Folgejahres zu übermitteln.

Beispiel: Für den Berichtszeitraum vom 01.01.2019 bis 31.12.2019 sind die Daten bis zum 30.04.2020 an die BAR zu übermitteln.

3. Wie erfolgt die Übermittlung der Daten an die BAR?

Der Meldedatensatz wird entweder im Direktmeldeverfahren, d.h. durch den einzelnen Träger selbst, oder über den jeweiligen Spitzenverband an die BAR übermittelt.

Je nach Fachverfahren gibt es für das Direktmeldeverfahren zwei technische Möglichkeiten, die Datenübermittlung vorzunehmen:

1. Die Datenübermittlung erfolgt manuell als Upload über den geschützten Service-Bereich auf der THVB-Homepage unter www.teilhabeverfahrensbericht.de. Der Upload-Vorgang kann einige Momente dauern. Damit der Upload erfolgreich ist, sollte die Website nicht frühzeitig geschlossen werden. Im Anschluss an diesen Vorgang erhalten Sie eine Bestätigungs-Mail.

2. Die Übermittlung des *.xml-Datensatzes erfolgt über eine WebDAV-Schnittstelle aus dem eigenen Fachverfahren heraus an die BAR. Die Umsetzung der Übermittlung über die WebDAV-Schnittstelle liegt beim jeweiligen Software-Anbieter.

Für beide Vorgänge sind die jeweilige Träger-ID und das dazugehörige Passwort erforderlich.

4. Welche Kennzeichnung muss der jährlich zu übermittelnde Meldedatensatz im *.xml-Format beinhalten?

Bitte überprüfen Sie vor dem Upload die korrekte Auswahl der Kennzeichnung in der *.xml-Datei. Folgende Kennzeichnungen sind möglich:

  • Kennung "0": Testlieferung:
    Es handelt sich um eine Testlieferung zur Prüfung.
  • Kennung „100“: vorläufige Lieferung:
    Dieser Datensatz wird bei der BAR gespeichert, jedoch nicht für die Datenauswertung im Rahmen des Teilhabeverfahrensberichts verwendet.
  • Kennung „200“: finale Lieferung:
    Dieser Datensatz wird für die Datenauswertung im Rahmen des Teilhabeverfahrensberichts verwendet, sofern keine Auffälligkeiten bestehen.
  • Kennung „300“: revidierte Lieferung:
    Die Kennung „300“ kann nur dann verwendet werden, wenn bereits zuvor ein Datensatz mit der Kennung „200“ an die BAR übermittelt worden ist. Ergeben sich im Nachhinein von Seiten des Trägers noch inhaltliche Änderungen der Daten, kann im Übermittlungszeitraum eine revidierte Lieferung mit der Kennung „300“ erfolgen. Sollten weitere revidierte Lieferungen erfolgen, werden diese ebenfalls mit „300“ gekennzeichnet.

5. Was passiert mit dem Meldedatensatz nach der Übermittlung an die BAR?

Nach der Übermittlung des Meldedatensatzes erfolgt zunächst eine automatisierte Strukturprüfung des Datensatzes. Erfüllt der Datensatz bestimmte strukturelle Kriterien nicht, kann er nicht weiterverarbeitet werden. Der übermittelnde Träger erhält eine Benachrichtigung per E-Mail inklusive Fehlerbeschreibung. Erst nach Anpassung der strukturellen Vorgaben kann der Datensatz erneut an die BAR übermittelt werden. Die Strukturprüfung erfolgt anhand einer *.xsd-Datei, die bei der BAR unter teilhabeverfahrensbericht@bar-frankfurt.de angefragt werden kann.

Nach erfolgreicher Strukturprüfung erfolgt eine automatisierte Plausibilitätsprüfung der übermittelten Werte über den sogenannten „Validierungsdialog“. Beispielsweise können manche Werte nicht größer als andere sein oder die Summe aus mehreren Variablenwerten muss dem Wert einer anderen Variablen entsprechen. Es werden Warnungen angezeigt, wenn der Datensatz Werte beinhaltet, die nicht plausibel sind. Diese können über den Validierungsdialog direkt bearbeitet werden: Es können Werte korrigiert oder alternativ eine Begründung angegeben werden, warum die übermittelten Werte korrekt sind. Ein Datensatz wird erst nach Bearbeitung eventueller Warnungen im Validierungsdialog an die BAR zur weiteren Verarbeitung freigegeben. Auch hierüber erhält der übermittelnde Träger eine Benachrichtigung per E-Mail.

Eine ausführliche Beschreibung dieses Vorgehens und weitere Informationen zum Validierungsdialog finden Sie im Handbuch, das im geschützten Service-Bereich auf der Homepage der BAR zur Verfügung steht.

6. Wie gestaltet sich der zeitliche Ablauf von der kontinuierlichen Datenerfassung über die jährliche Datenmeldung bis zur Veröffentlichung eines Berichts?

Die vollumfängliche Berichtspflicht besteht seit 01.01.2019 für alle Rehabilitationsträger in Deutschland. Ab diesem Datum müssen alle Anträge auf Leistungen zur Teilhabe erfasst werden.

Die Dateneingabe geschieht fortlaufend, über die Jahre hinweg. Die Datenmeldungen an die BAR durch die Träger erfolgt einmal im Jahr, immer vom 1. April bis spätestens zum 30. April. Übermittelt und schließlich auch im THVB dargestellt werden die Daten, die in einem Berichtsjahr bzw. in einem Kalenderjahr erfasst wurden.

Beispiel: Wenn ein Antrag im Jahr 2019 eingeht, im Jahr 2020 über diesen Antrag entschieden wird  und im Jahr 2021 eine rechtsgültige Klageentscheidung zu diesem Antrag vorliegt, fließen die Daten für den THVB in insgesamt drei Berichtsjahre ein:

  • Im April 2020 werden die Daten zum gestellten Antrag aus dem Berichtsjahr 2019 übermittelt.
  • Im April 2021 werden die Daten zur Antragsentscheidung aus dem Jahr 2020 übermittelt.
  • Im April 2022 werden die Daten zur zugehörigen Klage aus dem Jahr 2021 übermittelt.

Obwohl der Antrag also im Jahr 2019 eingegangen ist, werden bspw. die Daten der mit dem Antrag verbundenen Klage erst zwei Jahre später übermittelt und fließen in den THVB zum Berichtsjahr 2021 ein.

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