PowerPoint

• Wenn mit Videos und/oder Audio-Inhalten gearbeitet wird, ist es sinnvoll einen Text als Alternative zur Verfügung zu stellen, der die gleichen Informationen enthält.

• Im Falle eines Videos ist es auch möglich Untertitel zu benutzen sowie eine spezielle Tonspur bereitzustellen, bei der durch einen Sprecher fehlende Informationen ergänzt werden.

• Für eine gute Übersichtlichkeit hilft es, die Folien nicht zu überfrachten.

• Viel Leerraum und Abstände sorgen dafür, dass Texte gut zu erkennen und voneinander abzugrenzen sind.

• Klare Schriftarten ohne Verzierungen und Schnörkel (keine Serifen) sorgen für ein aufgeräumtes Schriftbild und machen es für Menschen mit Seheinschränkung einfacher ihrer Präsentation zu folgen.

• Im Zweifelsfall ist es besser zwei Folien mit etwas weniger Text zu haben, als eine Überladene.

• Bei längeren Präsentationen passiert es durchaus mal, dass Inhalte nicht auf eine Folie passen. Wenn sich Texte über mehrere Folien strecken, sollte dies am besten auch in der Folienüberschrift deutlich gemacht werden. Dreimal hintereinander „Geschäftsbericht“ von einer Sprachausgabe vorgelesen zu bekommen, ist verwirrend und kann leicht vermieden werden. Hier einfach im Titel „1 von 3“ oder im Fall von nur zwei Folien „Fortsetzung“ ergänzen.

Tipp: Falls der Platz hierfür eng wird, einfach die Schriftart für den letzten Teil verkleinern.

• Gänzlich auf einen Folientitel zu verzichten sollte zu keiner Zeit eine Option sein. Er ist für das Verständnis der Präsentation elementar und sollte immer vorhanden sein (wird Screenreader-Nutzern zusätzlich in der Gliederung vorgelesen). Sobald ein Folientitel fehlt, wird der Barrierefreiheitstest von PowerPoint darauf hinweisen.

• Falls dennoch kein Titel sichtbar auf der Folie stehen soll, ist es möglich diesen auszublenden:

So geht´s:

1. Den Rahmen des Folientitels greifen und mit gedrückter linker Maustaste über den oberen Rand der Folie hinausschieben.
2. Der Titel liegt nun außerhalb der sichtbaren Folie und ist damit per Sprachausgabe lesbar, aber versteckt.

Ein häufiges Szenario sind Veranstaltungen, bei denen die gezeigten Präsentationen den Teilnehmenden im Anschluss zum Nachlesen zur Verfügung gestellt werden sollen. In einem solchen Fall empfiehlt es sich, nicht die PowerPoint-Datei zu benutzen, sondern sie stattdessen in eine PDF-Datei umzuwandeln.

• Wird die PowerPoint in eine PDF umgewandelt, kann eine Sprachausgabe besser damit umgehen, da sie nun beispielsweise Kopf- und Fußzeilen identifizieren kann und diese nicht auf jeder Folie wiederholt (was bei PowerPoint der Fall ist).

• Da PDF-Dateien ein reines Leseformat ist, reduziert sich die Präsentation auf ihren gedachten Zweck: Sie kann nachgelesen werden. Inhalt und Optik bleiben dabei übrigens unverändert!

So wird eine PowerPoint-Präsentation in ein PDF umgewandelt (hier am Beispiel des PDF-Programms Adobe):

1. Im Menüband auf die Registerkarte „Datei“ klicken.
2. Es öffnet sich ein Menü, hier zuerst auf „Exportieren“ gehen und dann auf „Adobe PDF erstellen“.
3. Im folgenden Fenster fragt PowerPoint, wo die Datei abgespeichert werden soll. Abschließend dann auf „Speichern“ klicken.

Hinweis: Beim Abspeichern als PDF ist zu beachten, dass eine solche Datei nicht automatisch barrierefrei ist, sondern anschließend noch nachbearbeitet werden muss. Hierfür eignet sich z. B. Adobe Acrobat Professional.

• Häufig haben Firmen und Organisationen eigene Vorlagen für PowerPoint-Präsentationen. Am einfachsten lassen sich diese erstellen, indem man offizielle Microsoft-Vorlagen an die eigenen Bedürfnisse anpasst und nicht komplett von vorne anfängt.

• Die Vorlagen von Microsoft sind schon für Barrierefreiheit optimiert und daher als Grundlage gut geeignet. Die Nutzung von entsprechenden Formatvorlagen bei PowerPoint wird ebenso wie bei Word empfohlen.